Makalah Administrasi Pendidikan - SISTEM PENGARSIPAN

 

SISTEM PENGARSIPAN

      A.    Pengertian Arsip

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan. Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan.

Istilah kearsipan berasal dari kata “arsip”. Dalam bahasa Yunani arsip berasal dari kata “Archeon” yang memiliki arti milik sebuah kantor. Asal kata arsip bermula dari banyaknya dokumen yang diciptakan oleh pemerintahan. Secara sederhana arsip memiliki arti adalah record, rekam, rekaman, catatan atau berkas yang diciptakan oleh sebuah organisasi public maupun privat.

Arsip menurut para ahli:

1.     Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2.      Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia (KBBI)

Arti arsip adalah dokumen yang disimpan sebagai referensi, dokumen berupa Surat atau akta dan sebagainya yang dikeluarkan oleh instansi resmi (Abdillah & Prasetya).

3.     Menurut Barthos istilah arsip (2013)

adalah suatu catatan yang tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat oleh orang dalam rangka membantu daya ingatan orang tersebut.

4.     Menurut Choiriyah dalam Priansa (2014)

Dalam istilah bahasa Indonesia, istilah arsip biasanya disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis yang tercipta dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat sebagai bahan ingatan bagi penggunanya. Contohnya: surat-surat, dokumen kantor, pembukuan, kwitansi, nota maupun faktur gaji karyawan maupun pegawai, bagan organisasi, bgan alur kerja, foto-foto dan lain sebagainya. Namun pada saat ini lingkup arsip lebih luas mencakup audio, visual, dan audio visual.

5.     Menurut Sukoco (2007)

Warkat memiliki informasi yang dapat memuat gambar, bagan, teks, database, spreedshett, data suara dan lain sebagainya yang dibuat dari awal sampai akhir guna mendukung kinerja organisasi.

6.     Menurut Agus Sugiarto

Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dalam UU No. 43 Thn 2009, Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

B.    Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :

1.     Arsip Dinamis

ialah arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2.     Arsip Aktif

ialah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3.     Arsip Inaktif

ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4.     Arsip Statis

ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5.     Arsip Duplikasi

ialah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

C.    Sistem Pengarsipan

Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggara arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Kegiatan pokok dalam pengarsipan adalah penyimpanan dan pencatatan.

Ada lima macam system penyimpanan arsip, yakni:

 

1.     Penyimpanan secara Alfabetis

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Penyimpanan arsip secara alfabetis berarti arsip disimpan menurut abjad nama orang/organisasi yang tertera dalam surat. Misalnya, sebuah perusahaan menyusun arsip-arsip mengenai pelanggannya secara alfabetis sebagai berikut:

Abdullah, Babu

Amron

Berdikari, PT

Danamas, Bank

Gautama, Jerry

Dan sebagainya.

Patut diperhatikan bahwa kebanyakan nama orang dirujuk berdasarkan nama keluarga atau nama belakang. Jadi, nama “Tomi Budianta” ditulis sebagai “Budianta, Tomi”. Namun, nama keluarga orang China terletak di depan, misalnya nama “Soe Hok Gie” tetap ditulis “Soe Hok Gie”. Agar mempermudah pengurutan, keseluruhan nama dianggap sebagai satu kata. Misalnya, “Budi, Fransiskus” dibaca sebagai “Budifransiskus” sehingga diurutkan di belakang “Budianta”.

Sebutan gelar seperti “Doktor”, “Haji”, dan sebagainya tidak perlu diperhitungkan sebagai bagian dari nama, sehingga cukup dituliskan di belakang dalam kurung. Jadi, “Dr.Ambneo” cukup ditulis “Ambeno (Dr)”.

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a.      Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b.     Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

      a)     Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

      b)     Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

      c)      Menetapkan caption atau judul surat

      d)     Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

      e)     Membuat petunjuk silang

      f)      Memberi kode surat

    g)     Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

     h)     Menyusun menurut susunan abjad.

      i)      Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

     a.      Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

     b.     Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

     c.      Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

2.     Penyimpanan menurut Pokok Soal

Penyimpanan menurut pokok soal berarti arsip disimpan menurut pokok soal yang menjadi isi arsip, yang kemudian diurutkan secara alfabetis. Misalnya, sebuah perusahaan menyusun arsip-arsip sebagai berikut:

Alat kantor

Asuransi bangunan

Asuransi pegawai

Cuti

Lamaran kerja

Mesin produksi

Pajak

……..

Pengelompokan suatu surat ke dalam pokok soal tertentu hendaknya dilakukan dengan penuh pertimbangan, yakni sedemikian rupa sehingga bila di kemudian hari diperlukan lagi, arsip dapat ditemukan dalam waktu singkat. Apabila dalam sebuah suara terdapat dua pokok yang sama pentingnya, maka perlulah dibuat rujuk silang (cross reference). Misalnya, sebuah surat membahas dua soal “pegawai” dan “pemasaran”, maka arsip dapat disimpan di bawah klasifikasi “pegawai”, namun pada folder di bawah klasifikasi “pemasaran” perlu diselipkan catatan yang merujuk bahwa surat tersebut dapat dilihat di bawah klasifikasi “pemasaran”

3.     Penyimpanan menurut Wilayah Geografis

Penyimpanan menurut wilayah geografis berarti arsip disimpan menurut urutan abjad nama tempat atau wilayah tertentu. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini:

     a.      Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

      b.     Penyimpanan surat melalui prosedur

a)     Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b)     Membaca surat

c)     Memberi kode surat

d)     Mencatat surat pada kartu kendali

e)     Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f)      Menyimpan surat

g)     Menyimpan kartu kendali

     c.      Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

4.     Penyimpanan menurut Nomor

Penyimpanan arsip menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar. Misalnya, sebuah organisasi menyimpan surat masuk dan surat keluar berdasarkan urutan dalam buku agenda sebagai berikut:

01/99/K

02/99/M

03/99/M

04/99/K

…….

Salah satu cara penyimpanan menurut nomor yang banyak diterapkan adalah system nomor persepuluhan atau disebut system Klasifikasi Persepuluhan Dewey (Dewey Decimal Classification, disingkat DDC), mengambil nama dari Melvil Dewey yang menemukan system ini pada tahun 1873. System ini diciptakan dan banyak dipakai adalah seluruh tema buku dibagi ke dalam sepuluh golongan besar (kelas), kemudian masing-masing golongan dapat dibagi  lagi ke dalam sub-golongan (divisi), dan seterusnya.

Prinsip tersebut dapat juga diterapkan dalam penggolongan dan penomoran arsip. Sebagai contoh, arsip di sebuah lembaga pemerintahan digolongkan ke dalam sepuluh golongan utama berikut:

000            Umum

100            Pemerintahan

200            Politik

300            Keamanan/Ketertiban

400            Kesejahteraan Rakyat

500            Perekonomian

600            Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700            Pengawasan

800            Kepegawaian

900            Keuangan

Masing-masing golongan utama dibagi lagi ke dalam sepuluh sub-golongan. Misalnya, golongan “Pemerintahan” dibagi ke dalam sub-golongan berikut:

100 PEMERINTAHAN

110 Pemerintah Pusat

120 Pemda Tk. 1

130 Pemda Tk. II

140 Pemerintah Desa

150 DPR-MPR

160 DPRD Tk. I

170 DPRD Tk. II

180 Hukum

190 Hubungan Luar Negeri

Masing-masing sub-golongan tersebut dapat dibagi ke dalam sepuluh sub-subgolongan , misalnya:

110            PEMERINTAH PUSAT

111            Presiden

112            Wakil Presiden

113            Susunan Kabinet

114            Departemen Dalam Negeri

115            Departemen Lainnya

116            Lembaga Tinggi Negara

117            Lembaga Non-Departemen

118            Otonomi/Desentralisasi

119            Kerja Sama Antar-Departemen

Di atas adalah sekadar contoh. Tiap organisasi dapat menentukan pola klasifikasi arsipnya sendiri, bergantung pada kebutuhan organisasi dan topic-topik persoalan yang ditangani dalam kegiatan sehari-hari. Di dalam sistem nomor ada 4 macam, yaitu:

    1.     Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

      a.      Perlengkapan yang diperlukan adalah

a)     Filling cabinet

b)     Guide

c)     Folder      

      b.     Daftar klasifikasi nomor

      c.      Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu:

a)     Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

b)     Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

c)     Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah sebagai berikut:

      a.      Sebagai pedoman pemberian kode surat

      b.     Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat. Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

      c.      Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

      d.     Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

      e.      Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat adalah sebagai berikut:

     a.      Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

     b.     Memberi kode surat

     c.      Mencatat surat kedalam kartu kendali

     d.     Mencatat surat pada kartu indeks

     e.      Menyimpan surat

f.      Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

     g.     Menyimpan kartu kendali

   2.     Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

    a.      Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

     b.     Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut:

     a.      Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

     b.     Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

    c.      Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

Cara penyimpanan surat: surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

   3.     Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

   4.     Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

  

5.     Penyimpanan secara Kronologis

Penyimpanan secara kronologis berarti arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan, kredit, dan surat-surat lain yang menyiratkan jangka waktu tertentu. Untuk mempermudah pencarian kembali, laci filing cabinet diberi nama bulan, di dalam tiap laci ditaruh guide “tahun”, dan di belakang tiap guide disimpan folder-folder menurut urutan tanggal. Misalnya, sebuah toko  menyimpan faktur-faktur pada bulan Maret berdasarkan urutan kronologis sebagai berikut:

01/03

02/03

03/03

…….

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

       a.      Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

        b.     Pembagian sistem tanggal

a)     Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b)     Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c)     Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

       c.       Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a)     Laci menggambarkan tahun

b)     Guide menggambarkan bulan

c)      Folder menggambarkan tanggal 

       d.     Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a)      Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b)     Mencatat surat pada kartu kendali

c)     Menyimpan surat.

D.    Tujuan Kearsipan

Berikut ini merupakan tujuan dari kearsipan, yaitu:

1.     Sebagai alat pertanggungjawaban perusahaan atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu perusahaan.

2.     Agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.

3.     Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

4.     Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

5.     Menghemat waktu dan tenaga

6.     Menjaga arsip

7.     Menjaga kelestarian arsip

8.     Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.